Barrierefreie PDFs: Warum die meisten durchfallen

Wer ist verpflichtet – und gilt das auch für PDFs?

Zwei Regelwerke sind zu unterscheiden. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; er ordnet ein, was im Gesetzestext steht.

Privatwirtschaft: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt seit dem 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, die für Verbraucher angeboten werden. Dazu gehören Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr, also vor allem Online-Shops und Buchungsstrecken. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind ausgenommen: weniger als zehn Beschäftigte und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Eine reine B2B-Website fällt nicht unter das Gesetz.

PDFs nennt das BFSG nicht ausdrücklich. Es nimmt aber in § 1 Absatz 4 „Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden“ vom Anwendungsbereich aus. Im Umkehrschluss spricht viel dafür, dass neuere Dokumente erfasst sind, soweit sie zur Dienstleistung gehören – etwa Produktinformationen, Vertragsunterlagen oder Bestellformulare. Wo genau die Grenze verläuft, ist bislang nicht abschließend geklärt. Im Zweifel sollten Sie das mit Ihrer Rechtsberatung besprechen.

Öffentliche Stellen: Für Behörden, Kommunen und viele ihrer Einrichtungen gelten die EU-Richtlinie 2016/2102, die BITV 2.0 des Bundes und die Regelungen der Länder. Hier gehören Dokumente auf der Website eindeutig dazu. Die Richtlinie erlaubt eine Ausnahme für Dateiformate von Büroanwendungen, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden – aber nur, wenn sie nicht für aktive Verwaltungsverfahren gebraucht werden. Ob und wie diese Ausnahme gilt, regelt das jeweilige Bundes- oder Landesrecht unterschiedlich. Ein altes Antragsformular, das heute noch benutzt wird, ist in keinem Fall ein Altdokument.

Was ein PDF barrierefrei macht

Der Maßstab heißt PDF/UA („Universal Accessibility“), genormt als ISO 14289. Teil 1 von 2014 ist die in der Praxis verbreitete Fassung; Teil 2 ist 2024 für PDF 2.0 erschienen. Dahinter stehen wenige, gut verständliche Merkmale:

• Tags und Strukturbaum: Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen sind als solche ausgezeichnet. Ohne Tags sieht ein Screenreader nur eine Folge von Zeichen.
• Dokumentsprache: Sie entscheidet, mit welcher Stimme und Aussprache vorgelesen wird.
• Dokumenttitel: Ein aussagekräftiger Titel ist hinterlegt und wird in der Titelleiste angezeigt – statt des Dateinamens scan_0043_final2.pdf.
• Alternativtexte für Bilder und Grafiken, die Information tragen.
• Echter Text statt eingescannter Seitenbilder.
• Eingebettete Schriften, damit Zeichen eindeutig dargestellt und ausgelesen werden.
• Lesezeichen zur Navigation in langen Dokumenten.
• Sinnvolle Lesereihenfolge und ausreichender Kontrast.

Warum die meisten PDFs durchfallen

Die Ursache liegt selten im PDF selbst, fast immer im Weg dorthin.

• Export ohne Tags: Word und InDesign können getaggte PDFs erzeugen. Die Option muss aber aktiv sein, und das Quelldokument muss mit echten Formatvorlagen für Überschriften und Listen gebaut sein – nicht mit fett gesetzter 14-Punkt-Schrift.
• „Als PDF drucken“: Der Druckweg erzeugt ein Abbild der Seite. Struktur, Sprache und Alternativtexte gehen dabei verloren.
• Scans: Ein unterschriebenes und wieder eingescanntes Dokument ist ein Bild. Es enthält für Hilfstechnik keinen einzigen Buchstaben.
• Altbestand: Dateien aus zehn oder fünfzehn Jahren, erstellt von Agenturen, Druckereien und ehemaligen Kollegen. Die Quelldateien sind oft nicht mehr auffindbar.

Hinzu kommt: Ein PDF sieht am Bildschirm gleich aus, ob es getaggt ist oder nicht. Der Mangel fällt niemandem auf, der ihn nicht gezielt prüft.

Was eine Maschine prüfen kann – und was nicht

Ein großer Teil der Anforderungen lässt sich automatisch feststellen. Ein anderer Teil verlangt ein Urteil, das nur ein Mensch fällen kann. Die Trennlinie ist wichtig, weil sie bestimmt, was ein Prüfbericht wert ist.

Ein sauberes automatisches Ergebnis ist deshalb ein starkes Signal, aber kein PDF/UA-Zertifikat. Umgekehrt gilt: Ein PDF, das schon an der maschinellen Prüfung scheitert, ist mit Sicherheit nicht barrierefrei. Genau das macht die automatische Prüfung für große Bestände so nützlich – sie sortiert vor.

Werkzeuge für die Einzelprüfung

• PAC (PDF Accessibility Checker) von axes4 aus Zürich: kostenlos, für Windows, aktuell als PAC 2026. Prüft gegen PDF/UA und WCAG und bietet eine Screenreader-Vorschau für die Sichtprüfung.
• Adobe Acrobat Pro: Die eingebaute Barrierefreiheitsprüfung findet die technischen Mängel und weist selbst darauf hin, dass Punkte wie die Lesereihenfolge von Hand zu prüfen sind.
• veraPDF: Open-Source-Validator für PDF/A und PDF/UA, auch auf der Kommandozeile. Geeignet für alle, die Prüfungen in eigene Abläufe einbauen wollen.

Hunderte PDFs: So gehen Sie den Bestand an

Wer 2.000 Dateien einzeln in ein Prüfprogramm zieht, gibt nach der fünfzigsten auf. Sinnvoller ist diese Reihenfolge:

1. Inventur: Welche PDFs gibt es, wo liegen sie, welche sind überhaupt noch verlinkt? Den gesamten Bestand automatisch prüfen lassen.
2. Priorisieren: Nach Abrufzahlen und Bedeutung. Das Bestellformular und die aktuelle Preisliste kommen vor dem Messebericht von 2014.
3. Löschen oder ersetzen: Erfahrungsgemäß kann ein beträchtlicher Teil des Altbestands einfach weg. Was niemand mehr braucht, muss niemand reparieren.
4. An der Quelle korrigieren: Fehler im Word- oder InDesign-Dokument beheben und neu exportieren, nicht im PDF nacharbeiten. Sonst ist die Arbeit bei der nächsten Version verloren.
5. HTML-Alternative anbieten: Viele Inhalte sind als normale Webseite besser aufgehoben – barrierefrei, durchsuchbar, auf dem Smartphone lesbar. Das PDF bleibt dann nur als Druckfassung.
6. Neue Fehler verhindern: Jedes PDF beim Hochladen prüfen. Sonst wächst der Bestand an mangelhaften Dateien so schnell nach, wie Sie ihn abbauen.

Automatische Bestandsprüfung in TYPO3

Für die Schritte 1 und 6 haben wir die Prüfung in unsere TYPO3-Extension nt-ai eingebaut. Sie untersucht alle PDFs in der TYPO3-Dateiablage auf die maschinell erkennbaren Merkmale: getaggtes PDF, Textebene beziehungsweise gescannte Seiten, Dokumentsprache, Titel und Titelanzeige, Alternativtexte, Schrifteinbettung und Lesezeichen.

• Ein Backend-Modul zeigt je Datei einen Score und die einzelnen Befunde.
• Ein nächtlicher Lauf im TYPO3-Planer prüft nur Dateien, die sich geändert haben.
• Auf Wunsch werden PDFs schon beim Upload im Backend geprüft – als Hinweis oder als Sperre.
• Die Dokumente erscheinen als eigener Abschnitt im Gesamtbericht zur Barrierefreiheit der Website.
• Für PDFs lassen sich Alternativtext-Vorschläge aus dem Dokumenttext erzeugen. Nur dieser Schritt nutzt eine KI; die Prüfung selbst ist reines PHP und verursacht keine KI-Kosten.

Zwei Erfahrungen aus der Praxis. In einem Bestand von mehreren Tausend PDFs fand der automatische Lauf immer wieder dieselben wenigen Mängel: fehlende Sprache, fehlender Titel, keine Tags. Das ist eine gute Nachricht, denn alle drei lassen sich an der Quelle mit wenig Aufwand abstellen. Und: Kartenartige PDFs mit sehr vielen Vektorpfaden können die Analyse extrem lange beschäftigen. Ein Zeitlimit je Datei ist deshalb nötig, damit eine einzelne Karte nicht den ganzen Lauf aufhält.

Was die Extension nicht kann, steht in der rechten Spalte der Tabelle oben. Sie ersetzt keine manuelle Prüfung und stellt kein PDF/UA-Zertifikat aus. Sie sagt Ihnen, wo Sie anfangen müssen. Mehr dazu auf der Seite KI für TYPO3: Barrierefreiheit & Übersetzung.

Fazit

Barrierefreie PDFs scheitern selten an schwieriger Technik. Sie scheitern daran, dass niemand hinschaut: beim Export, beim Hochladen, beim Altbestand. Die häufigsten Mängel – keine Tags, keine Sprache, kein Titel – sind maschinell erkennbar und an der Quelle schnell behoben. Lassen Sie den Bestand deshalb zuerst automatisch prüfen, räumen Sie auf, und setzen Sie die manuelle Prüfung dort ein, wo sie zählt: bei den Dokumenten, die Ihre Kunden tatsächlich brauchen. Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, sprechen Sie uns an.